学工通〔2026〕47号

各学院党委、各教学点：

为进一步规范本科毕业生档案管理，确保毕业生离校前其档案材料收集完整、离校后准确及时安全快捷转递，为其就业和今后发展提供适时有效利用，现就英国上市公司3652026届毕业生档案收集、整理、归档和转递工作相关事宜通知如下：

一、毕业生档案归档范围

入学材料：1.高中档案；2.高考材料（电子档案打印版）；3.大专材料（教学点）；4.入团志愿书；5.学生登记表等。（注：学生档案室已接收完入学材料）

大学材料：1.高等学校毕业生登记表；2.学校奖学金获奖登记表；3.实习鉴定（手册）；4.军训鉴定表；5.体检表；6.学籍表；7.成绩单；8.学位审批表；9.党团材料；10.定向生材料；11.参军入伍材料；12.处分材料；13.其他具有保存价值、应予归档的学生个人材料等。

二、毕业生档案移交范围及要求

各学院需对毕业生档案材料进行核查、装袋及粘贴学生信息条。

（一）学院移交清单

1.高等学校毕业生登记表（每个毕业生必备）

2.实习鉴定（手册）（每个毕业生必备）

3.学籍表（每个毕业生必备）

4.成绩单（每个毕业生必备）

5.学位审批表（每个毕业生必备）

6.学校奖学金获奖登记表（部分毕业生有）

7.党员党籍材料（部分毕业生有）

（二）填写档案清单

各种材料均应签字盖章齐全，每份学生档案核查后需认真填写《英国上市公司3652026届毕业生档案清单》（附件1）及《2026届毕业生档案移交汇总表》（附件2），核查人要在表上签字并加盖学院公章。电子版发送到以下邮箱：

湛江校区：luoran@gdmu.edu.cn

东莞校区：luomin@gdmu.edu.cn

（三）装袋移交

1.认真填写好档案袋封面的姓名、学号、年级、专业等相关信息，档案袋目录面底部，需贴上对应学生信息条。档案袋和学生信息条领取时间另行通知。

2.各学院将应归尽归的档案整理装袋，按照档案袋目录顺序进行整理并在对应的栏目打“√”，档案袋无需密封。

3.毕业生档案以班级为单位整理打包，并按照学号从小到大排序，以学院为单位统一移交。若不按学号顺序整理，只能退回学院重新整理档案，择日再进行移交。

（四）具体要求

1.所有移交给学生工作部归档的材料，均应按照学号（从小到大）排序，封面必须标注学号，如材料封面无学号栏，务必用铅笔在材料左上角写上学生的学号。

2.各学院根据离校批次，归档材料整理完即可移交给学生档案室。具体操作要求请查看附件3、附件4。

3.对未能按时移交档案的学生，应提交书面说明并经学院确认(签字、盖章)后交学生档案室备案。

4.各学院需认真、细致整理学生档案。学院安排工作人员在整理他人档案时遵守档案工作纪律，不对他人档案材料填写、涂改、拍照等，保持档案整理工作全过程的严肃性和纪律性。同时，学院须采取回避制度，即学生不能拆封、查看、整理学生本人的档案。

5.辅导员务必亲自参与档案整理的全过程，务必做到认真查验、一一核实，确保档案材料不错装、漏装、损坏或遗失。

三、毕业生档案去向及转递

（一）档案转递类型及分类

档案转递类型：转回生源地，或按调档函地址转递。

具体分类如下：

1.考研升学和考公务员：档案跟着调档函地址转递。

2.定向生：根据签约单位的要求转递。

3.港澳台毕业生：按调档函转递，或者暂留学校。

4.档案要转递去非生源地，或办理了非生源地档案托管业务：按调档函、接收函或者《无需调档函也能接收档案的说明》转递。

5.其他情况（含结业）：档案转回生源地。

（二）毕业生档案去向确认和修改

毕业生登录微信小程序“广东大学生就业创业”。

1.查看初始档案去向地址

查看路径：档案去向转递——查看档案去向。所有非定向毕业生的初始档案去向，均已派遣回生源地。如果显示的档案去向是正确的，则无需修改，也不需要重复在附件上传户口簿或者身份证相片，更不要不上传与档案去向无关的材料。

2.修改档案去向地址

修改路径：档案去向转递——变更档案去向。根据提示填写新的档案去向地址，必须上传附件。分类如下：

（1）升学或公务员：请根据调档函认真填写档案去向地址，附件为调档函或接收函。

（2）修改生源地：请把档案去向落实到区县一级。附件为户口簿首页和本人页。

（3）档案寄去非生源地，或办理了非生源地档案托管业务：附件为调档函、接收函或者无需调档函也能接收档案的说明。

（4）定向生：毕业生本人和签约单位联系后，确认调档案地址并填写。履约：附件上传定向合同；如升学，附件上传“定向合同+签约单位同意升学的函+高校调档函”；如档案暂回生源地等待签约单位调档的，附件上传“定向合同+手写情况说明”。毁约：附件上传“定向合同+毁约函”；如档案不回生源地，附件上传“定向合同+毁约函+调档函、接收函或者无需调档函也能接收档案的说明”。

注：所有毕业生须在2026年6月20日前做好档案去向地址确认，为避免因个人填报档案转递信息不准确而造成档案在转递过程中退回或丢失情况的发生，请各位毕业生务必认真对待，为自己的填写内容负责。

（三）档案去向的审核

学院辅导员登录“院校端”。审核路径：学生管理——档案信息管理——审核状态选“院系待审”——审核——查看详情页面最底下最新的学生档案去向地址是否和附件一致：如果一致就通过审核，如果有细微错误，可以从“编辑”进入直接修改。如果完全不符合调档情况，则退回给学生重新补充材料。

（四）档案去向查询

毕业生登录微信小程序“广东大学生就业创业”查询。查询路径：档案去向转递——档案转递查询。如显示中国邮政EMS单号和物流信息，则档案已经寄出，请到档案接收地查询及调档；如提示“暂无档案去向信息”，说明档案仍在学校学生档案室，请与档案室老师联系调档。

四、工作要求

（一）各学院须高度重视毕业生档案装档、转递工作，加强对毕业生的教育和引导，使其充分认识个人档案对于就业、升学、升职等方面的重要作用。

（二）各学院辅导员要严格按照通知要求，全过程负责毕业生档案材料归档、信息校核工作，确保装档材料和转递信息准确无误。

（三）为避免归档时间冲突，提高工作效率，请提前跟学生档案室联系预约归档。

五、学生档案室联系方式

湛江校区：广东省湛江市霞山区文明东路2号英国上市公司365学生饭堂四楼409室，骆老师，0759-2388784。

东莞校区：广东省东莞市松山湖新城大道1号英国上市公司365行政楼101学生档案室，罗老师，0769-22896117。

附件：1.英国上市公司3652026届毕业生档案清单

2.2026届毕业生档案移交汇总表

3.2026届本科毕业生档案材料归档指引

4.《高等学校毕业生登记表》填写补充说明

学生工作部（就业指导中心）

2026年4月20日